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Case Study · Systeme & Wissen · Automation & KI-Agenten

Zentrale Wissensbasis: RFIs in Minuten statt Tagen

Wissen aus Outlook-Postfächern, OneDrive, SharePoint, HubSpot und früheren RFIs in einer zentralen Wissensbasis. Ein Assistent erstellt den Entwurf für ein ganzes RFI in wenigen Minuten, mit Quellen und im Stil früherer Antworten. Inklusive Prüfung durch den Vertrieb spart das je nach Umfang ein bis zwei Arbeitstage pro RFI.

Bereich
Systeme & Wissen · Automation & KI-Agenten
Szenario
Sondermaschinenbau, Schaffhausen (Demo-Daten)
Technologie
Microsoft Graph, HubSpot API, Claude API
Bereitstellung
Microsoft 365 und Hosting in der Schweiz, Freigabe durch den Vertrieb
RFI-Assistent für RFI-2026-118 der Demo Pharma AG: 27 Fragen, 23 belegt, 4 zu prüfen. Links die zentrale Wissensbasis mit Outlook, OneDrive, SharePoint, RFI-Archiv und HubSpot, der Kundenkontext und das Stilprofil; in der Mitte die Fragen nach Themen mit Status; rechts der Antwortentwurf zu Frage 2.1 mit Quelle und ersetzter älterer Version.
RFI-Entwurf mit Wissensbasis, Kundenkontext aus HubSpot und Stilprofil. Proof of Concept mit Demo-Daten.

Ausgangslage

Im Referenzszenario erhält ein Schaffhauser Sondermaschinenbauer jeden Monat mehrere RFIs von Pharma- und Medtech-Kunden, oft mit 40 bis 80 Fragen zu Zertifikaten, Technik, Service, IT-Sicherheit und Nachhaltigkeit. Die Antworten existieren meist schon: in E-Mails einzelner Mitarbeitender, auf OneDrive und SharePoint, im CRM und in früher eingereichten RFIs. Trotzdem beginnt die Suche jedes Mal neu, Kolleginnen und Kollegen werden angefragt, und manchmal landet ein veraltetes Zertifikat im Dokument. Ein grösseres RFI bindet so leicht zwei Arbeitstage im Vertrieb.

Die Lösung

andyou hat eine zentrale Wissensbasis aufgebaut, die E-Mails aus den Postfächern der Mitarbeitenden, Dokumente aus OneDrive und SharePoint sowie Kundendaten aus HubSpot zusammenführt. Früher beantwortete RFIs werden eingelesen und dabei pseudonymisiert: Kundennamen, Ansprechpersonen und Kontaktdaten werden ersetzt. Aus diesem Archiv leitet der Assistent den Antwortstil ab. Für jedes neue RFI sucht er pro Frage die passenden Quellen, bevorzugt die neueste Version, formuliert einen Entwurf und markiert den Status: belegt, prüfen oder offen. HubSpot liefert den Kundenkontext und hebt die Themen hervor, die dem Kunden besonders wichtig sind.

Ablauf: Outlook, OneDrive, SharePoint, HubSpot und das RFI-Archiv werden mit Berechtigungen, Pseudonymisierung und neuester Version in die zentrale Wissensbasis (Suchindex, Stilprofil, Kundenkontext) eingelesen. Pro RFI-Frage findet der RFI-Assistent (Claude) Quellen, setzt den Status und schreibt einen Entwurf im Stil; Ergebnis belegt, prüfen oder offen an eine Fachperson, der Vertrieb gibt frei.
Architektur: Quellen werden laufend eingelesen, berechtigt und pseudonymisiert; der Assistent entwirft pro Frage mit Quellen.
Eine frühere RFI-Antwort mit Kundenname, Ansprechpartnerin, E-Mail und Telefonnummer wird in der Wissensbasis zu [KUNDE], [KONTAKT], [E-MAIL] und [TELEFON]. Sätze mit Platzhaltern fliessen nie in neue Antworten.
Pseudonymisierung des RFI-Archivs: Namen und Kontaktdaten werden vor der Aufnahme ersetzt.

Berechtigungen & Freigabe

Die Wissensbasis übernimmt die Zugriffsrechte der Mitarbeitenden. Vertrauliche Ablagen wie Kalkulation oder HR sind gesperrt: Passt eine gesperrte Information, sieht der Vertrieb nur einen Hinweis, nie den Inhalt. Veraltete Versionen werden als ersetzt angezeigt, etwa das ISO-9001-Zertifikat von 2022 oder eine Lieferzeit aus der Chipkrise. Frühere RFI-Antworten gelten als Vorschlag zur Prüfung, wenn keine aktuelle Quelle existiert. Nennt eine Frage eine Zahl, die in der Quelle fehlt, etwa ATEX Zone 1 statt Zone 2, wird sie markiert. Jede Antwort gibt der Vertrieb frei.

Frage 4.2 zur Lieferzeit, Status prüfen: Die Antwort nennt 26 bis 32 Wochen ab Freigabe des Pflichtenhefts, mit dem Hinweis, dass die Frage nur teilweise abgedeckt ist. Quelle ist ein OneDrive-Dokument von 2026; eine Outlook-Angabe von 2023 mit 36 bis 40 Wochen ist als ersetzt markiert.
Lieferzeit: neueste Quelle verwendet, Version von 2023 ersetzt, Abweichung markiert.
Frage 3.6 zu ATEX Zone 1, Status prüfen: Die wiederverwendete frühere Antwort nennt Zone 2. Drei Warnungen weisen auf die Wiederverwendung, die abweichende Zone und eine Quelle älter als 18 Monate hin; die Frage wird an Lukas Frei (Engineering) weitergegeben.
Grenzfall: Die frühere Antwort kennt nur ATEX Zone 2, gefragt ist Zone 1.

Ergebnis und Kosten

Im Demo-RFI eines Pharmakunden mit 27 Fragen waren 23 Antworten durch aktuelle Quellen belegt und 4 zur Prüfung markiert; Status und Quellen stimmten in allen 27 Fragen mit der Soll-Vorgabe überein. Vertrauliche Dokumente gelangten in keine Antwort. Die Modellrechnung geht ohne Assistent von 15 Minuten Recherche pro Frage aus und mit Assistent von 2 bis 6 Minuten Prüfung: Bei einem RFI mit 40 Fragen spart das rund einen Arbeitstag, bei 80 Fragen rund zwei. Die Annahmen werden im Projekt an bereits beantworteten RFIs gemessen. 10 automatisierte Tests sichern Pseudonymisierung, Sperren, Versionen und Freigabe ab.

27 Fragen im Demo-RFI: 23 belegt, 4 prüfen, 0 offen. Zur Prüfung markiert sind eine veraltete Referenzliste, die ATEX-Zone, die Lieferzeit «ab Freigabe» statt «ab Bestellung» und die Stundensätze. Status und Soll-Quellen stimmen in 27 von 27 Fragen, vertrauliche Quellen wurden keine verwendet.
Status der 27 Fragen im Demo-RFI, Proof of Concept mit Demo-Daten.
Modellrechnung: 27 Fragen (Demo) manuell rund 6,8 Stunden, mit Assistent 1,2 Stunden, gespart rund 0,7 Tage; 40 Fragen 10 statt 1,7 Stunden, rund 1 Tag; 80 Fragen 20 statt 3,5 Stunden, rund 2 Tage.
Modellrechnung der Zeitersparnis nach RFI-Grösse, mit eigenen Annahmen.

Technik in Kürze

Die Quellen werden im Projekt über Microsoft Graph und die HubSpot API angebunden und laufend aktualisiert. Die Suche arbeitet auf Satzebene und erkennt deutsche Komposita und Fachsynonyme; produktiv kommt eine semantische Suche dazu. Claude formuliert die Entwürfe über die Anthropic API mit strukturierter Ausgabe und darf den Status nur verschärfen, nie lockern. Wissensbasis und Index laufen in Microsoft 365 oder bei einem Schweizer Hoster.

  • Microsoft Graph
  • Outlook · OneDrive · SharePoint
  • HubSpot API
  • Claude API
  • Pseudonymisierung
  • Quellenangaben
  • Hosting Schweiz
  • Freigabe durch Menschen

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