Case Study · Automation & KI-Agenten
Vom Posteingang zum Auftragsentwurf: KI-Agent für den Innendienst
- Bereich
- Automation & KI-Agenten
- Szenario
- Grosshandel Antriebstechnik, Winterthur (Demo-Daten)
- Technologie
- Node.js, Claude API, ERP-Schnittstelle
- Bereitstellung
- Hosting in der Schweiz, Freigabe durch den Innendienst
Ausgangslage
Im Referenzszenario erhält der Innendienst eines Winterthurer Grosshändlers für Befestigungs- und Antriebstechnik täglich Bestellungen per E-Mail und PDF, Auftragsbestätigungen von Lieferanten und Statusanfragen, auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Bestellungen werden von Hand ins ERP getippt, Kunden-Artikelnummern im Kopf übersetzt, Bestätigungen der Lieferanten nur stichprobenweise mit der Bestellung verglichen. Abweichende Liefertermine fallen oft erst beim Wareneingang auf. Der Fall steht für ein Muster, das viele Schweizer KMU kennen: KI wird für Texte genutzt, die Kernprozesse laufen weiter manuell.
Die Lösung
andyou hat einen Posteingangs-Agenten gebaut, der jede E-Mail einordnet, die Sprache erkennt und die nötigen Angaben strukturiert ausliest. Danach übernehmen feste Workflows: Der Auftragseingang ordnet Kunden und Artikel zu, auch über die Artikelnummern der Kunden, und prüft Verpackungseinheit, Bestand, Preis mit Kundenrabatt und Liefertermin. Die AB-Prüfung vergleicht jede Bestätigung eines Lieferanten mit der offenen Bestellung. Saubere Fälle werden als Entwurf im ERP angelegt oder bestätigt, alles andere landet mit Begründung in der Prüfqueue. Statusanfragen beantwortet der Agent als Entwurf mit Daten aus dem ERP.
Mensch in der Schleife
Der Agent versendet nichts und bucht nichts endgültig. Aufträge entstehen als Entwurf, Antworten und Rückfragen ebenfalls, Abweichungen als Ticket. Ein Artikel, den die KI nur aus der Bezeichnung erkennt, geht immer zur Prüfung, ebenso Neukunden, unklare Mengen und abweichende Preise. Auskunft zum Lieferstatus erhält nur der Kunde, dem der Auftrag gehört, und eine Auftragsbestätigung gilt nur, wenn sie vom richtigen Lieferanten kommt. Korrekturen in der Prüfqueue erweitern die Zuordnungstabellen, sodass der Anteil ohne Eingriff mit der Zeit wächst.
Ergebnis und Kosten
Im Demo-Posteingang mit 20 E-Mails in vier Sprachen entschieden die Workflows in allen Fällen wie erwartet: 7 von 14 Bestellungen und Auftragsbestätigungen liefen ohne Eingriff, die übrigen 7 landeten mit der richtigen Begründung in der Prüfqueue, 6 Antworten und Rückfragen lagen als Entwurf bereit. Der Posteingang enthält bewusst viele Sonderfälle. Mit Werten aus veröffentlichten Fallstudien gerechnet entspricht das rund 90 Minuten Innendienst für diesen Posteingang. Die Auswertung durch die KI war in diesem Lauf hinterlegt; ein Live-Test mit Claude gegen dieselben Soll-Werte ist vorbereitet. 8 automatisierte Tests sichern Zuordnung, Prüfregeln und Freigaben ab.
Technik in Kürze
Der Agent nutzt Claude über die Anthropic API mit strukturierter Ausgabe: Ein festes Schema legt fest, welche Felder ausgelesen werden, und fehlt eine Angabe, bleibt das Feld leer, statt erfunden zu werden. Prüfregeln, ERP-Abgleich und Prüfqueue sind gewöhnlicher Code und damit nachvollziehbar und testbar. Das Demo-ERP ist wie ein bexio- oder Abacus-Mandant aufgebaut; im Projekt ersetzt ein Adapter auf die echte Schnittstelle diese Schicht. Betrieb in der Schweiz, wahlweise mit einem Schweizer Sprachmodell.
- Claude API
- Strukturierte Ausgabe
- Node.js
- bexio / Abacus API
- DE · FR · IT · EN
- Prüfqueue
- Hosting Schweiz
- Freigabe durch Menschen
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