Case Study · Workshops
KI-Werkstatt: vom Testen zum Arbeiten
- Bereich
- Workshops
- Szenario
- Metallbau-KMU, 60 Mitarbeitende (Referenzformat)
- Format
- 1 Werkstatttag, 3 Follow-ups in 90 Tagen
- Ergebnis
- KI-Richtlinie, Pilot, gemessene Wirkung
Ausgangslage
Im Referenzszenario testet ein Metallbau-KMU mit 60 Mitarbeitenden seit einem Jahr KI, vor allem für Übersetzungen und E-Mails. Einige nutzen private Accounts, Regeln gibt es keine, und die Geschäftsleitung weiss nicht, welche Abläufe sich lohnen. Das Bild ist typisch: In der Schweiz nutzen oder testen 74 Prozent der KMU KI, aber nur 35 Prozent haben sie in Prozesse integriert, und nur 22 Prozent der Mitarbeitenden fühlen sich im Umgang sicher. Eine weitere Einführung mit Folien hätte daran wenig geändert.
Die Lösung
andyou hat die KI-Werkstatt als Paket aus Vorlauf, Werkstatttag und 90-Tage-Begleitung aufgebaut. Im Vorlauf zeigen Prozess-Walks in Verkauf, Einkauf und Arbeitsvorbereitung, wo Zeit verloren geht. Am Werkstatttag arbeitet das Team mit eigenen, anonymisierten Dokumenten: Prompten und Prüfen, Spielregeln mit einer Datenklassen-Ampel, Use-Case-Werkstatt und ein Build-Sprint für den wichtigsten Anwendungsfall. Am Ende entscheidet die Geschäftsleitung im Raum über Pilot, Richtlinie und Champions. Nach 30, 60 und 90 Tagen folgen kurze Kliniken, bis die neuen Arbeitsweisen sitzen.
Spielregeln & Nachweis
Viele Teams nutzen KI, ohne zu wissen, was erlaubt ist. Die Werkstatt liefert deshalb eine KI-Nutzungsrichtlinie mit zehn Bausteinen, angelehnt an die Swico-Vorlage, und eine Datenklassen-Ampel als Arbeitsplatzkarte: Grün darf ins freigegebene Werkzeug, Gelb nur das Nötigste, Rot nie. Mit Fallkarten wie «Darf ich ein Arztzeugnis zusammenfassen lassen?» üben die Teilnehmenden die Regeln an konkreten Situationen. Ein Schulungsregister hält fest, wer wann geschult wurde; bei EU-Bezug ist es der Nachweis der KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act.
Ergebnis und Messung
Die Werkstatt misst ihre Wirkung auf vier Ebenen: Relevanz und Sicherheit nach dem Tag, korrekt eingestufte Fallkarten, wöchentliche Nutzung des freigegebenen Werkzeugs statt privater Accounts und die Zeit für eine Referenzaufgabe pro Abteilung, gemessen mit Stoppuhr und Qualitätsraster: ohne KI, mit KI am Werkstatttag und nach 90 Tagen. Das Beispiel-Messblatt zeigt, wie ein Ergebnis aussehen kann; es enthält fiktive Werte. Veröffentlicht werden nur gemessene Werte mit Methode und Zeitraum. Das Team nimmt Richtlinie, Ampel, Prompt-Bibliothek, priorisierte Anwendungsfälle, Schulungsregister und eine 90-Tage-Roadmap mit.
Methoden in Kürze
Die Werkstatt verbindet bewährte Elemente: Prozess-Walks und Pain-Storming zum Finden von Anwendungsfällen, Paararbeit an echten Aufgaben, eine Prüf-Checkliste gegen Fehler der KI, eine Nutzen-Aufwand-Matrix zur Priorisierung und einen Build-Sprint für einen ersten Prototyp. Gemessen wird nach den vier Ebenen von Kirkpatrick. Gearbeitet wird nur mit Werkzeugen mit Geschäftslizenz, etwa Microsoft 365 Copilot oder ChatGPT Business, und mit anonymisierten Dokumenten.
- Prozess-Walk
- Pain-Storming
- Use-Case-Canvas
- Nutzen-Aufwand-Matrix
- Build-Sprint
- Datenklassen-Ampel
- Kirkpatrick-Messung
- 90-Tage-Begleitung
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